Продуктивност: как да водим своя бизнес, вместо той да води нас

Едно от нещата, които правят собствениците на бизнес горди е това, че получават възможността сами да си бъдат шеф. Когато пожелаете си взимате свободен ден, нали така? Отговора, за съжаление, често е едно голямо звучно „НЕ“. Работите дълги часове, често отговаряте на имейли в полунощ и прекарвате време разкъсани между проблеми и приоритети. Само да можехте да намерите още малко време. И можете с правилните средства и подход, а те са учудващо лесни за постигане.

Клеър Еванс, автор на „Тайм мениджмънт за глупчовци“, споделя „Повечето собственици на бизнес се опитват да вършат всичко сами. По този начин всичко се превръща или в авария или се захващате с нещата в мига, в който се появят вместо да спрете и да се запитате ‚Над какво всъщност трябва да се фокусирам?‘“ Експерта по ефективност и управление на времето Кори Кук, се съгласява: „Когато просто преминаваш през дните, а не планираш за напред, всъщност не постигаш нищо, а стоиш на едно място.“

Еванс споделя съвет за лична организационна нирвана във вашия бизнес план. „Много от бизнесите, с които разговарям или нямат никакъв план или вече изготвения план събира прах, прибран и забравен. Вашия план не се нуждае да е по-дълъг от една страница, но трябва да изразява ясно вашите приоритети.“ Кук добавя, „Планът се използва за напомняне на важните цели – помага ви да спрете да се разсейвате от малките неща и да се съсредоточите, върху истинските приоритети и стойността с която използвате своето време.“

Следва приоритизиране с помощта на вашия план. Еванс казва, „Всеки ден,изработвайте план за това, което трябва да свършите и кога ще го свършите. Може и да e предсказуемо, но част от нас го правят. Разделете своя списък със задачи на части, които да са спешни, важни или достъпни“. Кук отбелязва, „Дори и най-добре планирания ден, може да бъде неуспешен, затова опитайте да отметнете първо най-спешните задачи.“

Кук също добавя за собствениците на бизнес да се откажат от мисълта, че трябва да свършат всичко сами. Има невероятен афоризъм, ‘Ако искаш нещо да е свършено правилно, свърши го сам.’ Мениджърите са на мнение, че трябва да ги бива във всичко свързано с бизнес, но това просто не е вярно. Установете своите качества, след което наемете хора или устройства, които да покрият липсите – счетоводител, маркетинг отдел и т.н. При първа възможност, а възможността може да се отдаде по-скоро от колкото предполагате, прехвърлете своите, не до там спешни задължения и по-слаби умения на други компании, служители или технологии.

А какви са тези технологии? Еванс казва, „С правилните инструменти за безопасно съхранение в Облачната система получавате бърз достъп и възможността да споделяте своите документи от офиса, дома или всяка точка на света, без да сте компютърен специалист, което е голямо преимущество.“ Кук добавя, „Облачната система улеснява събирането на екипа за миг, всички ще са на една глава без излишни имейли. Облака прави споделянето в реално време опция за всички. “

Тези инструменти са направени за улеснение, затова те трябва да работят. Добавя Еванс, „Искате технология, на която може да се разчита, лесна за стартиране и да се синхронизира безпроблемно. Факта, че имаме толкова много информация на един клик разстояние 24/7 притежава своите плюсове и минуси. Трябва да поставите границата, която да ви позволява да имате личен живот.“ Мобилните телефони, които показват имена вместо номера или съобщения и свързващи комуникационни системи, в които можеш да промениш статуса си на ‚зает‘ или ‚недостъпен‘ могат да спрат постоянния поток от информация.

Как Microsoft може да помогне

Microsoft Office 365 обединява заедно онлайн версии на най-добрите комуникационни и сътруднически инструменти предлагани от Microsoft. Абонирайте се към Интернет поддържани инструменти, които ви дават достъп до вашия имейл, документи, контакти и календари от почти всяко устройство в света. Microsoft Office 365 е достъпен за £3.90 на потребител за месец, ако са по-малко от 50 потребителя и за £5.20 на потребител за месец, ако са повече от 50 потребителя.

Проучването: Чарбрю

Чарбрю е награждавана компания за производство на чай. Въпреки че се управлява само от трима, нейните продукти могат да се открият в търговските центрове Сейнбърис и Окадо и имат складове в Обединеното Кралство и Шри Ланка, които обслужват клиенти глобално.

Адам Солиман, основател и изпълнителен директор споделя, „Не бих могъл да се справя толкова бързо без подходящата технология. Технологията за мен, дава възможността да съм в офиса без да се налага да съм там. С Office 365 мога да съхранявам и прехвърлям файлове на всяко устройство, където и да се намирам.  Виден европейски търговец на дребно направи спешна поръчка. Можеше ли да има ясна представа за стоката ни, за да направи поръчката в рамките на 24 часа? Бях на път, но до вечерта имах достъп до необходимите файлове, изработих цена и изпълних поръчката. Този вид гарантирано подсигуряване от технологията е безценно за малкия бизнес.

Office 365 поддържа Чарбрю конкурентно способен. „Преди плащахме по £200 на месец за технологична поддръжка“, каза Солман. „Използвайки Office 365 съкратихме разходите напълно. Office 365 се нагажда според нашите нужди. Което значи, че технологията ни може да се развива също толкова бързо колкото и бизнеса.

Пет начина да подобрите продуктивността си на работното място с Microsoft Office 365

Ако се разкъсвате между безброй задължения, Office 365 е тук, за да помогне. За скромната сума от £3.90 на месец, по-малко от една пета от други услуги, като телефонни контакти няма да ви затрудни финансово. Може да го изпробвате безплатно за кратък период от време. Ето пет начина с които може да си спечелите повече време с Office 365.

Възможност да работите навсякъде

Целта на Office 365 е да ти даде достъп до всяка информация (имейли, документи, календари и файлове) на всяко устройство (компютър, лаптоп, таблет, телефон) навсякъде с  интернет достъп. Можете да използвате устройствата на други хора без да се притеснявате, защото единственото от което се нуждаете е интернет браузър и идеи. Променяйте имейли, договори или събития в календара и те автоматично ще се обновяват на всички устройства, за да можете безпроблемно да променяте местонахождението си.

Създайте уебсайт за минути

Сега започвате своя бизнес? Тогава ви трябва уеб сайт. С SharePoint онлайн в Office 365, можете да създадете сайтове от нищото в рамките на минути. Можете да имате собствено домейн име (www.mycompany.com). Персонализирайте го със Site Designer за по-изящен ефект или създайте опростен сайт и се поздравете за поредната добре свършена работа.

Вземете дарът на „присъствието“

С Presence имате възможността да видите кои от вашите контакти са достъпни за разговор. Outlook, ви дава възможността да видите дали вашите контакти са „достъпни“, „отсъстващи“, „заети“ и други статуси, с които веднага ще разберете дали да позвъните, да изпратите съобщение или имейл- всичкото от което можете да постигнете с един клик. Плюс това можете да зададете собствения си статус, така че да показва кога сте свободен или да държи хората на страна когато имате нужда да се концентрирате .

Споделяйте с когото пожелаете по безопасен и сигурен начин

С Team Sites, вие можете да създавате документални хранилища за екипи, отдели, проекти или която и да е група от хора, включително заинтересовани компании. Team Sites са същевременно лесни за създаване и използване и включват много от обичайните функции на Office 365 (като календари и съвместно редактиране на документи), който разпростира възможностите на вашите Office инструменти до другите участници в проекта. По този начин улеснявате съвместната работа и добивате професионален вид.

Да проведем срещата на момента

Office 365 включва Lync Online (вече Skype for Business), обединен комуникационен комплект с инструменти, който позволява да прегледате и изберете инструмента от който се нуждаете.  Свържете се с контакт чрез съобщение (защото с Presence можете да видите кога са свободни), след което пристъпете към аудио или видео разговор. Евентуално искате да споделите и документ? Без проблем с опцията за споделяне на екран. Можете да представите онлайн презентации, в който участниците да се запишат използвайки уеб формуляр след което да се присъединят към виртуална зала управлявана директно от вашия десктоп.

Надхитрете конкуренцията с инструментите за продуктивност

Юлрока Хедлунд, Главен Изпълнителен Директор, Бизнес Продуктивност

(www.businessproductivity.com)

Честа практика между специалисти по управление на производителността и времето да измерват новите технологии от гледната точка на спестеното време. В това няма проблем особено когато да кажем, наблюдаваме софтуер: една нова функция може да спести време от неприятните задължения на всеки служител, а когато това се отнася до големите холдинги, това може да спести стотици часове всяка година.

Независимо от това за малкия бизнес, истинската стойност на продукт като Office 365 се състой в увеличаването на конкурентоспособността. За достъпната за потребителя цена ( няколко паунда на месец ), малкият бизнес, вече притежава същия вид IT инфраструктури като големите корпорации, същия видът корпоративен клас инструменти, които до този момент не са били достъпни за тях. Лично гарантирам за това. По мое време в големите компании, имах достъп до най-добрите инструменти в света на своя десктоп, а сега когато управлявам своя собствен бизнес, все още притежавам същите инструменти само на една ръка разстояние.

Разликата се състой в това, че като малък бизнес трябва да постигнете наложително преимущество с тези технологии, за да останете конкурентоспособен. Със световно разпростряна база от таланти, всяка компания може да открие експертиза и ресурси навсякъде по света, но за да сплотите екипа и да запазите интелектуалното ниво, вие трябва да сте способни да доставите услугите си многократно и печелившо, именно затова се нуждаете от правилната технология, която да ви помогне.

Тези инструменти достигат до вас без необходимостта да закупувате други технологии, което отново ви поставя на същото ниво като големите компании. Достигайки до вас, Office 365 не изисква да създадете нови сървъри или да наемате технически грамотни хора. Облачната система позволява плащанията да бъдат извършени на момента, когато наемете нов служител не се нуждаете от много време за да го подготвите за работа, само се нуждаете да го прикачите към таблото и сте готови за работа. Премахването е също така лесно.

Когато се отнася до конкурентоспособността лесно можете да установите коя важна част от Office 365 да използвате първо. Винаги препоръчвам на малкия бизнес първо да поставят основите, преди да продължат с останалата част от структурата. Примерно, в повечето малки компании, всеки служител притежава индивидуален лист с контакти. Ако техния компютър се развали, това може да бъде  катастрофално или ако отидат на почивка, никой друг в офиса не може да върши неговата работа. Нещо толкова елементарно като това контрактите на клиентите да се съхраняват централно и безопасно на устройство като Клауд улеснява работата и преди всичко ви позволява да използвате програма, която големите компании приемат за даденост.

Във всеки бизнес най-голямата инвестиция са вашите служители. Вие им дължите да им осигурите възможно най-добрите инструменти. С помощта на технологиите, съм способен да спестя време, но преди всичко да предоставя висококачествена работа, това е нещото което отличава моя бизнес. Разбира се можем да пресмятаме спестеното време, но възможността да доставим по-добър продукт от върнатото време, това вече е истинска конкурентоспособност.